Để tham dự một sự kiện tại nước Italia bạn cần có visa công tác Ý với mục đích tham dự hội nghị, hội thảo. Với visa Ý Schengen nói chung thời điểm tốt nhất để nộp hồ sơ là trước khoảng 3 tuần. Trong thời gian đó bạn cần thu thập đủ hồ sơ và hoàn tất quy trình thủ tục xin visa Ý ngắn hạn cho việc đi hội nghị hội thảo, hội chợ.
1. Hồ sơ xin visa Ý Schengen hội nghị hội thảo
- Thư mời hoặc Giấy giới thiệu, Đăng ký tham gia sự kiện meeting tại Ý.
- Hộ chiếu còn trên 6 tháng sử dụng và có ít nhất 2 trang trống.
- Đơn xin visa Ý Schengen.
- 2 ảnh chân dung kích cỡ 3,5×4,0cm, tiêu chuẩn ICAO, nền sáng được chụp trong vòng 6 tháng trở lại.
- Lịch trình chi tiết chuyến đi tham dự hội nghị hội thảo.
- Booking vé máy bay khứ hồi tới Ý với chiều đi xuất phát từ Việt Nam .
- Chi tiết đặt phòng khách sạn/nơi sẽ lưu trú tại Ý.
- Bằng chứng đủ tài chính cho khoảng thời gian tham dự sự kiện ở Ý, các giấy tờ sau đều hợp lệ:
- Bản gốc sao kê tài khoản cá nhân hoặc tài khoản tín dụng 3 tháng gần nhất, có xác nhận của ngân hàng.
- Bảng lương hoặc bản sao sổ tiết kiệm.
- Thư xác nhận đơn vị tài trợ cho chuyến đi.
- Bảo hiểm du lịch Ý cho toàn bộ thời gian với mức tối thiểu 30.000 Euro/người, có giá trị trên toàn lãnh thổ Ý và Schengen, bao gồm cả y tế khẩn cấp hoặc hồi hương hài cốt.
10. Các giấy tờ cá nhân:
- Bản sao công chứng sổ hộ khẩu.
- Giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn/giấy ly hôn hoặc chứng nhận độc thân,…
- Không phải công dân việt Nam: Bản sao công chứng giấy phép lao động hoặc giấy phép tạm trú còn hạn.
11. Chứng minh công việc:
- Hợp đồng lao động (bản sao dịch thuật công chứng).
- Giấy cử đi công tác, tham dự sự kiện.
- Bằng chứng công việc vị trí đảm nhiệm hiện tại.
12. Tài liệu từ doanh nghiệp/tổ chức ở Ý mời tham dự hội nghị, hội thảo:
- Thư mời theo mẫu quy định.
- Bản photo chứng minh thư hoặc hộ chiếu còn hiệu lực của người mời/người đại diện tổ chức, doanh nghiệp mời.
- Bản copy giấy đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp Ý.
- Tất cả các tài liệu cần 2 bản. 1 bản doanh nghiệp mời phải gửi trực tiếp đến Lãnh sự quán Ý tại Hồ Chí Minh qua email (hochiminh.visti@esteri.it và hochiminh.commerciale@esteri.it). Còn 1 bản để nộp trực tiếp.
Ngoài ra bạn có thể được nhân viên lãnh sự yêu cầu cung cấp thêm các tài liệu khác nếu điều đó là cần thiết.
Chú ý:
- Các tài liệu cần phải dịch thuật công chứng sang tiếng Anh hoặc tiếng Ý trước khi nộp đơn trực tiếp.
- Thư mời từ Ý để tham dự hội nghị hội thảo phải được gửi trước qua email đến Đại sứ quán Ý (visti.hanoi@esteri.it). Hồ sơ không gửi trước thư mời sẽ không được chấp nhận.
2. Nơi nộp hồ sơ xin visa Ý Schengen đi hội nghị hội thảo
Thực tế với visa Schengen Ý bạn có thể đăng ký nộp đơn tại một trong những nơi sau:
- Cơ quan đại diện ngoại giao của Chính phủ Ý tại quốc gia sở tại bạn đang lưu trú như Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Ý.
- Trung tâm tiếp nhận thị thực Ý được Chính phủ Ý thuê hoặc ủy quyền như VFS Global, TLS International, COX, Kings.
- Hoặc cơ quan đại diện của quốc gia thuộc Schengen nếu ở quốc gia đó không có cơ quan đại diện Ý.
Ở Việt Nam, bạn nộp hồ sơ tại VFS Ý – Trung tâm VFS Global. Tùy thuộc vào hộ khẩu, nơi lưu trú của người xin thị thực mà có thể lựa chọn 1 trong 3 địa chỉ sau:
VFS Ý tại Hà Nội:
- Địa chỉ: Tầng 11, P1106, Tòa nhà OCean Park, số 1 Đào Duy Anh, Quận Đống Đa, Hà Nội.
- Email: info.itv@vfshelpline.com.
- Thời gian tiếp nhận hồ sơ theo lịch hẹn: 8h30 – 12h00 & 13h00 – 15h00.
- Trả kết quả từ thứ 2 đến thứ 6: 13h00 – 16h00.
VFS Ý tại Thành phố Hồ Chí Minh:
- Địa chỉ: Lầu 3, Tòa nhà Resco, 94-96 phố Nguyễn Du, Phường Bến Nghé, Quận 1, Hồ Chí Minh.
- Tel hỗ trợ chung: 028 3521 2002 từ 8h30 đến 12h00 & 13h00 đến 16h00 từ thứ 2 đến thứ 6, trừ lễ tết.
Hoặc VFS Ý tại Đà Nẵng:
- Địa chỉ: Lầu 6, Tòa nhà ACB, 218 Bạch Đằng, Phường Phước Ninh, Quận Hải Châu, Thành phố Đà nẵng.
- Thời gian nộp hồ sơ thứ 5: 8h30 – 12h00 & 13h00 – 15h00 (đã hẹn trước).
- Trả hộ chiếu thứ 3 đến thứ 5: 13h00 – 16h00.
Chú ý quan trọng:
Hồ sơ xin visa Ý được nộp theo phân vùng thẩm quyền.
- Đại sứ quán Ý tại Hà Nội chịu trách nhiệm xét duyệt các hồ sơ xin visa Ý của công dân Việt Nam, người nước ngoài ở các tỉnh phía Bắc gồm: “Hà Giang, Cao Bằng, Tuyên Quang, Bắc Kạn, Yên Bái, Lai Châu, Sơn La, Điện Biên, Hà Nội, Thái Nguyên, Lạng Sơn, Bắc Giang, Quảng Ninh, Bắc Ninh, Hải Dương, Hải Phòng, Hưng Yên, Thái Bình, Hà Nam, Nam Định, Ninh Bình, Phú Thọ, Vĩnh Phúc, Hòa Bình, Thanh Hóa, Nghệ An, Hà Tĩnh, Quảng Bình, Quảng Trị, Kon Tum, Gia Lai, Đắc Lắc, Đắc Nông, Bình Phước, Bình Dương, Tây Ninh, Lâm Đồng, Đồng Tháp, An Giang, Kiên Giang, Phú Quốc, Sóc Trăng”. Và phải nộp qua Trung tâm thị thực Ý tại Hà Nội (VFS Global).
- Còn Tổng Lãnh sự quán Ý tại Thành phố Hồ Chí Minh chịu trách nhiệm xử lý các hồ sơ xin visa nộp tại VFS Ý TPHCM và Đà Nẵng. Bao gồm những người lưu trú tại các tỉnh thành còn lại sau: “Thừa Thiên Huế, Đà Nẵng, Quảng Nam, Quảng Ngãi, Bình Định, Phú Yên, Khánh Hòa, Ninh Thuận, Bình Thuận, Bình Dương, Đồng Nai, Hồ Chí Minh, Bà Rịa-Vũng Tàu, Long An, Tiền Giang, Cần Thơ, Vĩnh Long, Bến Tre, Hậu Giang, Trà Vinh, Bạc Liêu, Cà Mau”.
3. Lệ phí xin visa Ý ngắn hạn đi hội nghị hội thảo
Visa Ý ngắn hạn đi hội nghị hội thảo là loại visa Schengen Ý. Do đó được áp mức phí chung của visa Schengen.
- 80 euro/người/visa: Tương đương 2.000.000 VND hiện tại.
- 237.000 VND: Phí dịch vụ của VFS Global.
- Nếu sử dụng dịch vụ trả hộ chiếu bằng đường bưu chính từ VFS, bạn cần trả thêm 80.000 VND phí chuyển phát.
Chú ý:
- Phí có thể thay đổi tại thời điểm bạn đăng ký xin visa Ý mà không cần phải thông báo trước. Thông thường phí xin thị thực Ý sẽ thay đổi 3 tháng 1 lần.
- Phí không được hoàn trả trong mọi trường hợp và chưa bao gồm các chi phí dịch vụ khác như dịch thuật công chứng giấy tờ cần thiết sang tiếng Anh/Ý hoặc dịch vụ làm nhanh khẩn,…
4. Thủ tục xin visa Ý ngắn hạn cho việc đi hội nghị hội thảo
Bước 1: Điền đơn xin visa Ý Schengen
- Hoàn thành mẫu đơn trực tuyến với đầy đủ các thông tin yêu cầu.
- Mỗi khu vực có mẫu đơn xin visa ngắn hạn Ý riêng.
- Nộp tại VFS Đà Nẵng và Hồ Chí Minh theo mẫu https://www.vfsglobal.com/italy/vietnam/vietnamese/pdf/Application-Form-New-Update.pdf.
- Nộp tại VFS Hà Nội theo mẫu: https://www.vfsglobal.com/italy/vietnam/vietnamese/pdf/schengen-visa-form-in-english-2016-iItaly-embassy-new.pdf.
- Trong đơn xin visa Ý bắt buộc phải có thời gian vào Ý cụ thể.
Bản in mẫu đơn đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong quá trình bạn đặt lịch hẹn nộp hồ sơ, dự phỏng vấn thông qua trang web hệ thống VFS Ý.
Bước 2: Đặt lịch hẹn xin visa Ý Schengen công tác
Đặt lịch hẹn trên trang web https://visa.vfsglobal.com/vnm/vi/ita/login của Trung tâm tiếp nhận thị thực Ý VFS Global tại Việt Nam.
3. Đặt lịch hẹn nộp hồ sơ tại VFS Ý (Italia)
- Đặt lịch hẹn với trung tâm tiếp nhận thị thực VFS Ý tại Hà Nội qua trang https://visa.vfsglobal.com/vnm/vi/ita/login.
- Đối với lịch hẹn nộp tại Trung tâm thị thực Ý tại Đà Nẵng hoặc Hồ Chí Minh, bạn còn có thể gửi thư tới địa chỉ email hochiminh.visti@esteri.it.
Trong trường hợp phát sinh danh sách phải thông báo với VFS Global 7 ngày trước lịch hẹn. Và có thể bị từ chối tiếp nhận hồ sơ nếu không báo trước.
Trong mùa cao điểm (tháng 3-7) cần gửi email đặt lịch hẹn trước ít nhất 5 tuần, đoàn khách từ 40 người trở lên cần đặt lịch hẹn trước ít nhất 7 tuần trước ngày dự định khởi hành.
Tổng đài hỗ trợ đặt lịch hẹn khi gặp khó khăn: 0917 163 993.
Bước 3: Nộp hồ sơ và tham dự cuộc hẹn phỏng vấn
- Cung cấp dữ liệu sinh trắc học nếu bạn chưa có dữ liệu trong vòng 59 tháng qua của hệ thống Ý.
- Tham dự buổi phỏng vấn với nhân viên lãnh sự trong khoảng 10-25 phút.
- Thanh toán phí xin thị thực bằng tiền mặt VND (tại Trung tâm thị thực Ý).
- Nộp bộ hồ sơ hoàn chỉnh. Khi nộp hồ sơ, nhân viên VFS Ý sẽ kiểm tra theo checklist, nếu thiếu giấy tờ nào bạn sẽ cần ngay lập tức phải bổ sung.
Bước 4: Chờ xử lý visa
- 15 ngày làm việc hoặc có thể lâu hơn tùy thuộc vào thời điểm bạn đăng ký xin visa Ý, bạn sẽ nhận được thông báo kết quả gửi về qua email hoặc tin nhắn SMS.
- Ngoài ra bạn có thể kiểm tra tình trạng trực tuyến hồ sơ xin visa Ý của bạn tại https://www.vfsglobal.com/italy/vietnam/vietnamese/track_application.html.
Với các hồ sơ bị từ chối cấp thị thực, Đại sứ quán Ý được quyền không tiết lộ lý do. Bạn có thể nộp lại hồ sơ xin visa Ý Schengen ngắn hạn sau khoảng 40 ngày.
5. Kinh nghiệm xin visa Ý ngắn hạn
Mẫu Đơn điền sai, thiếu thông tin, thiếu nhất quán với giấy tờ nộp kèm hoặc hồ sơ nộp qua VFS Global bị đánh dấu thiếu là một trong những nguyên nhân quan trọng khiến visa Ý bị từ chối cấp, không thể đi Italia theo kế hoạch sự kiện.
Vì vậy hãy chắc chắn đảm bảo những những yếu tố dưới đây trước khi bạn nộp hồ sơ:
- Xác định đúng loại visa Ý phù hợp cho chuyến đi dự hội nghị hội thảo, sự kiện.
- Đảm bảo tất cả giấy tờ nộp vào đúng với yêu cầu của Đại sứ quán, ảnh đúng tiêu chuẩn, các tài liệu bằng tiếng Việt đã được dịch và công chứng.
- Kiểm tra Đơn xin visa Ý sau khi nhập đã chính xác mọi thông tin, tải xuống, ký và ghi rõ đầy đủ họ tên, dán ảnh vào góc phải. Trong đơn cần đảm bảo chọn chính xác loại visa cần xin.
- Ngoài ra nếu trước đây đã từng tới Ý hoặc Schengen, bạn nên scan tất cả những visa đó nộp cùng hồ sơ.
- Các tài liệu đi kèm cung cấp thông tin phải khớp với đơn đăng ký.
Có nhiều nguyên nhân khác nhau dẫn tới visa Ý có thể bị từ chối. Tuy cả đoàn cũng xin visa Ý nhưng những người có chứng nhận độc thân trong độ tuổi lao động khó được chấp thuận cấp thị thực hơn những người có ràng buộc cụ thể trong gia đình, công việc.
Tham khảo: Thủ tục xin visa Ý công tác để có thêm kinh nghiệm.
Hỗ trợ xin visa Ý ngắn hạn đi hội nghị hội thảo
Để cả đoàn được cấp visa Ý ngắn hạn cho việc đi hội nghị, hội thảo, hội chợ, dự sự kiện thành công, trong thời gian 2 tuần Đoàn cần hoàn thành đủ điều kiện.
Đặt lịch hẹn cho đoàn khách đi tham dự hội nghị hội thảo ở Italia dễ dàng hơn với sự hỗ trợ của dịch vụ tư vấn xin visa Ý uy tín được điều hành bởi các chuyên gia Greencanal có hiểu biết sâu sắc về quy trình nghiệp vụ, sẽ giúp bạn không còn bất kỳ khó khăn, chậm chễ nào, đảm bảo nhận được visa Ý ngắn hạn đúng thời gian đã lên kế hoạch.
Thông thường visa Ý được cấp thời hạn đúng như chương trình sự kiện sẽ diễn ra, nếu đoàn cần ở lại lâu hơn hoặc đến bất kỳ quốc gia nào trong khối Schengen sẽ cần thêm một số loại giấy tờ. Các yêu cầu và tài liệu xin visa ngắn hạn Ý được hướng dẫn chi tiết tại số điện thoại 0904 895 228 – 0917 163 993.
Dịch vụ khẩn cấp luôn sẵn sàng 24/7 để hỗ trợ cả đoàn, bạn có thể liên hệ trong giờ hành chính và theo số điện thoại trên ngoài giờ làm việc.